Més productivitat amb Digital Workplace
Autenticació simplificada amb SSO
Identificació de rol empresarial
Senzillesa, descentralització i control editorial
Integració amb 7 sistemes externs
B:IN, la nova era de la intranet de B:SM: eficiència i col·laboració en un espai digital tot-en-un.
Infinitum Digital ha concebut i desenvolupat B:IN, la solució definitiva per a les necessitats i reptes de la intranet de B:SM, un nou espai digital de treball i comunicació que integra totes les eines i aplicacions en una única plataforma àgil i senzilla de fer servir . B:IN va més enllà de l'antic portal de l'empleat, unificant múltiples funcionalitats en un entorn intuïtiu, atractiu i dinàmic. La seva innovadora organització de continguts està dissenyada per adaptar-se a les necessitats individuals, col·lectives i per rols, transformant la manera com BSM treballa i es comunica, i impulsant l'eficiència i la col·laboració.
El client
B:SM (Barcelona de Serveis Municipals) una empresa pública de l'Ajuntament de Barcelona que s'encarrega de la gestió de diversos serveis i infraestructures a la ciutat. Amb 1.800 empleats en 24 àrees de negoci, gestiona els següents serveis municipals: pàrquings municipals, zones d'aparcament, grua municipal, agents cívics, Bicing, estacions d'autobús, Anell Olímpic, Fòrum, Parc Güell i Zoo. El seu objectiu és millorar la qualitat de vida a Barcelona oferint serveis eficients i sostenibles que promoguin la mobilitat, el benestar ciutadà i el desenvolupament urbà.
Els objectius
L'encàrrec de B:SM va ser integrar en un nou espai digital de treball i comunicació totes les eines i aplicatius que necessiten els treballadors de l'organització. Una solució que unifiqui totes les eines en una sola aplicació, assegurant escalabilitat, mobilitat i accés multidispositiu, amb els objectius específics següents:
· Nova organització de continguts per oferir una vista integral de l'espai de treball, amb un disseny atractiu, navegació ràpida, integració de mitges i enllaços rellevants.
· Accés simplificat sense usuari ni contrasenya i accés senzill a recursos i PDFs
· Gestió de continguts eficient i senzilla, amb diferents accessos i permisos segons els rols específics (administradors, editors, etc.) i workflows d'aprovació.
· Personalització de la informació per divisions, mostrant notícies específiques i generals.
· Integració amb aplicacions clau per a l'organització, com Meta4 i Moodle, cosa que permet la gestió de perfils i mànagers.
· Implementació de funcionalitats específiques com agendes, calendari unificat i alertes
· Analítica web avançada per a un control més eficaç de l'entorn digital.
El projecte
Consultoria d'experiència d'usuari i estratègia tecnològica avançada
L'objectiu del projecte és dotar B:SM d'un sistema eficaç perquè els empleats puguin accedir de forma senzilla i efectiva tant a la informació corporativa i personal com a les seves eines corporatives i que puguin compartir continguts, documentació i experiències.
Això suposa superar la idea d'una intranet clàssica i enfocar-se a un sistema integral que elimini els factors de disrupció al lloc de treball centrant-se en conceptes com: Cloud, Mobilitat, BYOD (accés des del dispositiu de l'usuari), ecosistema de treball (superant el tradicional lloc de treball), múltiples punts de contacte i Now economy (sistema basat en les necessitats definides pel propi usuari).
Amb aquestes premisses es defineix un sistema que ha d'abordar tres elements:
- CMS (Gestor dinàmic de continguts) per a una publicació i actualització de continguts descentralitzada i senzilla.
- Digital Workplace: per facilitar als usuaris un espai digital on sigui fàcil treballar en equip, donar feedback i col·laborar gestionant informació no estructurada.
- Bussines APPS: per donar accés i permetre la supervisió de les eines específiques de negoci que permeten desenvolupar la feina.
Per definir els requisits específics de la intranet es van dur a terme sessions en què els usuaris de les diferents àrees i departaments que van expressar les seves necessitats i expectatives perquè el sistema s'hi enfoqués.
La solució: definició d'una intranet intuïtiva i col·laborativa amb tecnologia d'avantguarda
La solució per a les necessitats i requisits de B:SM és la creació de B:IN, un nou espai digital de treball i comunicació on s'han integrat totes les eines i aplicatius de treball en una sola eina, àgil i senzilla. Aquesta plataforma unifica totes les funcionalitats de l'antic portal de l'empleat i moltes altres en un entorn intuïtiu, atractiu i dinàmic, amb una nova organització de continguts, basada en les necessitats individuals, col·lectives i per rols, que es divideix en quatre grans àrees: Corporativa , Les nostres coses, Les meves coses i Racó del Manager.
Aquesta plataforma s'ha desenvolupat implementant tècniques i eines que donen resposta als requeriments específics:
Autenticació corporativa
Un nou sistema Single Sign On sense usuari i contrasenyes per accedir a la intranet. Només accedint a l'ordinador, el sistema et reconeix i et lloga directament a la intranet B:IN.
Profiling corporatiu
El lloc de treball es personalitza obtenint les dades del perfil de Meta4, per la qual cosa el sistema identifica la divisió (o divisions) a les quals pertany el membre de B:SM, el seu rol empresarial, les seves dades de RRHH i si rol dins de la intranet (administrador, editor, usuari).
Integracions:
- RRHH: Meta4 és l'aplicació de RRHH per gestionar les necessitats dels empleats i les nòmines. A la secció Les meves coses, els empleats poden realitzar gestions a través d'aquest apartat (demanar vacances, veure nòmines, etc.). A la secció "El Racó del Manager" els responsables poden validar i supervisar les demandes dels usuaris: vacances, formació, avaluacions i petició de noves vacants.
- Ofice 365 (Digital Workplace): integració d'aplicacions de treball compartit com Outlook, Teams o Yammer amb notificacions en temps real.
- Moodle: sistema de formació Campus B:SM amb notificacions i calendaris.
- Calendari: Totes les agendes (Outlook, Campus B:SM i Visual Plan) unificades en un únic calendari.
- Alertes: el sistema permet la creació d'alertes per informar en temps real de les incidències o informacions urgents i rellevants de l'activitat de B:SM.
Flexibilitat i control editorial:
- Personalització de la informació: s'han personalitzat els continguts per Unitats de negoci, distingint cada perfil segons la divisió a què pertany i creant landings de negoci a través del Page Builder per personalitzar el seu propi espai a la intranet.
- Full multimèdia: diferents plantilles i formats de maquetació de la B:IN perquè els editors i administradors puguin publicar pàgines més atractives i amb recursos visuals per categoritzar la informació i destacar la més rellevant.
- Descentralització de la publicació: diversos rols amb diversos permisos de publicació: administradors globals (2), administradors de continguts (4), editors de negoci/divisió (30).
- Empoderament d'editors i àrees: els editors poden publicar notícies en els seus landings de negoci i destacar-les a la home de B:SM
- Control editorial: fluxos de treball de gestors i administradors i workflows de validacions de notícies destacades.
Analítica web
S'ha integrat Google Analytics, amb una configuració personalitzada en funció de les necessitats de les diferents divisions, amb l'objectiu de recollir els indicadors més rellevants per a la companyia.
Alta disponibilitat
A través d'una topologia clusteritzada s'ofereix una alta disponibilitat d'accés malgrat la gran quantitat d'usuaris connectats.
