El treballador al centre
Accés centralitzat i personalitzat
Experiència d'usuari optimitzada
Edició descentralitzada
Integració amb diferents eines i aplicacions, com ERP, CRM, Office 365 i autenticació segura
Infinitum Digital evoluciona la Intranet de Grup Mutuam: accés universal i personalitzat, i gestió eficient i col·laborativa
Infinitum Digital ha dissenyat i implementat l‟estratègia digital per optimitzar la intranet de Grup Mutuam. Aquesta estratègia té com a objectius principals permetre el registre i accés de tots els empleats des de qualsevol dispositiu, amb informació i perfils personalitzats. A més, cerca destacar les notícies corporatives i classificar la informació segons col·lectius, integrar eines essencials per a la gestió documental, l'activitat de l'empleat i els espais de reunió. El disseny modern i adaptable facilita una organització intuïtiva i una gestió descentralitzada, per simplificar l'edició de continguts.
El client
El Grup Mutuam és una organització sense ànim de lucre que opera a l'àmbit de l'atenció sanitària i social a Catalunya, Espanya. El seu objectiu principal és oferir serveis de salut, atenció geriàtrica i suport social a persones grans, persones dependents i persones amb malalties cròniques. L'organització gestiona una varietat de centres i serveis, incloent-hi residències per a gent gran, centres de dia, atenció domiciliària, hospitals sociosanitaris i programes d'atenció primària i especialitzada.
Mutuam també treballa en la gestió d'assegurances de salut per a col·lectius i gent gran, i col·labora amb institucions públiques i privades per proporcionar una atenció integral que promogui la qualitat de vida dels usuaris. A més, està compromès amb la innovació al sector sociosanitari i amb la formació contínua dels seus professionals.
Els objectius
Per dinamitzar i fer realment eficaç la seva intranet, Grup Mutuam va encarregar a Infinitum Digital la definició i el desenvolupament d'una estratègia digital amb la finalitat d'oferir serveis integrats als seus més de 1.300 empleats de tot Catalunya que compleixin els objectius següents:
· Registrar i donar accés a tots els empleats des de qualsevol dispositiu, cosa que permet obtenir-ne el perfil i personalitzant la informació per a cada empleat.
· Potenciar les notícies corporatives, categoritzant la informació per a cada col·lectiu.
· Integrar eines clau per a la gestió documental, de l'activitat de l'empleat, i dels espais de reunió i del material.
· Implementar un disseny modern, adaptable a qualsevol dispositiu, amb una organització intuïtiva dels continguts.
· Descentralitzar la gestió editorial, per facilitar la contribució de continguts.
El projecte
Nova intranet del Grup Mutuam: solucions col·laboratives per a un treball en equip eficaç
Concepte i definició de la nova intranet
Infinitum Digital ha analitzat les necessitats de comunicació i els problemes detectats a l'arquitectura de la intranet i ha dut a terme un procés de conceptualització que prioritza els elements dels prototips i els elements de navegació (tipus, contingut al qual s'accedeix en cada cas, etc.)
La nova arquitectura de la informació organitza els continguts per potenciar l'estratègia de comunicació, segmentant l'accés a la informació i establint relacions jeràrquiques. Es creen taxonomies clares que faciliten la navegació mitjançant un procés participatiu de Card Sorting i s'implementen rutes alternatives per a una navegació transversal. A més, es preveu el creixement futur i es dissenya des de l'inici per a tots els dispositius, com ara mòbil, desktop i tablet.
Es fan sessions de prototipat basades en l'estratègia de comunicació i l'arquitectura de la informació, utilitzant l'enfocament Responsive Web Design. S'avalua el resultat mitjançant wireframes que es testegen amb stakeholders o usuaris externs per validar la solució final.
Es genera un document tècnic funcional on es recull tota la informació del legacy de la intranet, les vies de migració i les funcionalitats necessàries a implementar o recuperar al nou projecte.
Accés centralitzat a la plataforma
El sistema ha de permetre el registre i l'accés a tots els empleats a través d'una integració centralitzada. Per això, la intranet serà accessible des de qualsevol dispositiu, adaptant-se a les diferents formes de connexió de cada usuari. En accedir-hi, els empleats trobaran informació personalitzada rellevant per a cadascú. A més, mitjançant una integració SSO, s'obtenen els perfils dels membres de l'organització.
Informació rellevant i categoritzada
Per millorar la informació interna, es potencien les notícies corporatives i diverses àrees del Grup Mutuam, amb informació categoritzada segons àrees d'interès per a cada col·lectiu. Això permet oferir contingut més rellevant i específic. A més, s'hi inclouen vídeos i materials interactius per fer una presentació més atractiva.
Edició descentralitzada i experiència d'usuari optimitzada
Per facilitar una edició ràpida i senzilla, la gestió de continguts de la Intranet es fa de manera descentralitzada. S'organitza informació segons les necessitats dels usuaris per millorar la navegació intuïtiva. A més, es dissenya una experiència d'usuari millorada amb un disseny modern i adaptable a tots els dispositius, cosa que augmenta l'ús de l'eina.
Les eines que l'empleat necessita sempre a mà
La intranet proporciona accés a eines i aplicacions que l'empleat fa servir diàriament. Està integrada amb la gestió documental, el portal de l'empleat, el Campus Mutuam, els calendaris i la reserva de sales. També s'implementa un sistema de notificacions per enviar informació rellevant als membres segons el perfil.
La solució: una plataforma flexible i fàcilment integrable
A partir de l'estratègia digital proposada per Infinitum Digital, Grup Mutuam ha adoptat la solució Ibexa DXP per crear la plataforma en què es basa la nova intranet. A més, el projecte es desenvolupa en tres fases que incorporen progressivament les diferents funcionalitats avançades de la intranet:
Fase 1
Creació, accés a la plataforma i funcionalitats avançades:
- Sistema d'autenticació Single Sign On
- Accés a més del 60% dels empleats mitjançant la doble validació amb la BBDD del Portal de l'empleat.
- Sistema de notificacions.
- Integració amb Therefore
- Personalització de la informació a la home, vinculada amb l'Active Directory.
- Migració del contingut del CMS.
- Integració de la reserva de sales.
- Creació de directori de persones amb Labor/AD.
- Implementació de la nova arquitectura de la informació.
- Formularis mitjançant Microsoft 365 Form.
- Enllaços a les aplicacions externes.
- Gestió de protocols i manuals de procediments clínics.
Fase 2
Integracions:
- Accés al Portal de l'empleat via integració amb Single Sign On (ADFS via SAML).
- Integració amb API Exchange: Calendari (Outlook) i calendari de Valija.
- Integració amb els grups i projectes a través de la unitat C.Fase 3
Integracions:
- Integració amb la gestió documental, mitjançant Sharepoint i la Unitat F.
- Integració amb Moodle (Campus Mutuam) i sistema de notificacions.Analítica d'ús
Es desenvolupa i s'integra un dashboard d'analítica amb capa de dades personalitzada que combina les mètriques d'interacció amb la segmentació de treballadors de l'ERP.
