Digitalitzant les compres de l'IGTP: més ràpid, eficient i transparent
Infinitum Digital implementa el nou sistema de compres de IGTP, integrat en la seva intranet, que automatitza el procés de sol·licitud i aprovació de comandes. Integra un sistema de notificacions i seguiment clar per als sol·licitants i autoritzadors, signatura digital obligatòria per al Gerent/Òrgan de contractació, i permet la personalització de les sol·licituds i la consulta de l'estat de la petició en temps real
El client
L'Institut Germans Trias i Pujol (IGTP) és un centre de recerca biomèdica ubicat a Badalona i vinculat a l'Hospital Universitari Germans Trias i Pujol. Fundat l'any 1995, es dedica a la recerca translacional i clínica en àrees com el càncer, malalties infeccioses, neurociències i malalties cròniques. El seu objectiu és millorar la salut de les persones a través de la innovació en la medicina i la recerca. Col·labora estretament amb universitats, centres de recerca i la indústria farmacèutica. L'IGTP està integrat a la xarxa d'Instituts de Recerca Sanitària de Catalunya.
Els objectius
Per complir la missió de donar suport i assessorar a tot el personal per complir la llei i maximitzar la relació qualitat-preu, la Unitat de Compres de IGTP ha encarregat a Infinitum Digital la implementació en la intranet d'una aplicació que agilitzi el procés de realització de comandes internes per a compres de productes o serveis mantenint l'excel·lència operativa i complint l'estricta normativa legal.
El projecte
Una aplicació de gestió de compres amb visibilitat i transparència
IGTP compta amb un sistema de sol·licitud de compres digitalitzat basat en una coneguda plataforma de signatura electrònica amb un flux de treball en què cada sol·licitud ha de passar per una sèrie d'aprovacions abans de ser processada per la Unitat de Compres. IGTP ha demanat ajuda a Infinitum Digital per definir i desenvolupar una aplicació específica que millori el procés de compra i que compleixi amb les següents característiques.
El procés, iniciat per la sol·licitud de qualsevol membre de l'IGTP, ha de recopilar informació detallada sobre la compra, les dades del proveïdor, les persones assignades per a les autoritzacions, així com la justificació de la necessitat (incloent-hi la capacitat d'adjuntar documents a la petició).
El flux de treball automatitzat que s'origina notifica per correu electrònic a cada autoritzador i en cada una de les fases de validació, que té assignada una petició de compra per signar i aprovar, o denegar, per a quin cas ha d'informar del motiu que el sol·licitant podrà consultar.
És molt important que el sistema compleixi la conformitat amb les normes i procediments interns, així com amb la legislació vigent. Per això, els sol·licitants han d'acceptar explícitament que compleixen amb els requisits establerts en el Protocol de Compres i en la Llei de Contractes del Sector Públic.
Un dels reptes principals és dotar el sistema d'elements que permetin oferir una total visibilitat i transparència del procés d'aprovació i tramitació de les sol·licituds (l'estat de les seves sol·licituds un cop han estat enviades), i evitar la generació d'incidències associades a l'obtenció d'informació sobre la situació de les comandes.
Arquitectura de software modular basada en Symfony
L'arquitectura de l'aplicació ha estat dissenyada i desenvolupada com una solució de custom development utilitzant Symfony, el framework d'alt rendiment basat en PHP, donant prioritat a la seguretat, la traçabilitat i l'eficiència operativa, seguint les següents especificacions per al stak tecnològic:
- Autenticació centralitzada (SSO): per garantir un accés segur i simplificat, l'aplicació s'integra amb el sistema de Single Sign-On (SSO) d'IGTP. Mitjançant l'ús de protocols estàndard (SAML), es centralitza la gestió d'identitats, permetent que els usuaris accedeixin amb les seves credencials corporatives, reforçant la seguretat i eliminant la gestió fragmentada de contrasenyes.
- Motor de workflows (Symfony Workflow Component): implementació d'una màquina d'estats finits que orquestra el cicle de vida de cada sol·licitud. Aquest component assegura que les transicions entre estats (petitió, signatura de responsable, validació final) siguin estanques i segueixin rigorosament la lògica de negoci programada.
- Seguretat i control d'accés (RBAC): un cop autenticat via SSO, el sistema aplica un control d'accés basat en rols. Això vincula la identitat de l'usuari amb els seus permisos específics dins de la jerarquia d'IGTP, assegurant que només els perfils autoritzats puguin signar o validar peticions segons el seu rang.
- Sistema de notificacions asíncrones: utilitzant Symfony Mailer, el sistema dispara alertes automàtiques als responsables després de cada canvi d'estat. Aquestes notificacions asseguren que el flux de signatures no es detingui, mantenint a la Unitat de Compres informada proactivament.
- Frontend modern amb Twig i Tailwind CSS: la interfície combina la potència del motor de plantilles Twig amb l'agilitat de Tailwind CSS. El resultat és una experiència d'usuari (UX) fluida, totalment adaptada a la identitat corporativa i optimitzada per a la visualització de dades complexes en qualsevol dispositiu.
- Arquitectura de components desacoblats: la filosofia modular de Symfony facilita el manteniment del codi i assegura que el sistema sigui escalable. Això permet integrar en el futur nous serveis (com APIs de tercers) sense comprometre l'estabilitat del nucli del sistema.
La solució: un sistema de compres segur, transparent i conforme a les normatives
Infinitum Digital ha concebut i desenvolupat una aplicació amb un procés intuïtiu, eficient i flexible, que permet un seguiment transparent de les sol·licituds de compra, compleix amb els requisits legals i s'adapta a les necessitats específiques de l'IGTP:
1. Integració amb la intranet i captura automàtica de dades:
- El nou sistema està preparat per integrar-se en la intranet de l'IGTP.
- Les dades del sol·licitant s'informen automàticament a través de SSO, evitant que l'usuari hagi d'ingressar-les manualment.
2. Restricció de dominis de correu:
- Tots els correus electrònics associats a les autoritzacions pertanyen al domini @igtp.cat.
3. Flux d'autorització i signatura digital:
- Implementació d'un flux d'autorització per fases, amb cada responsable signant en el seu torn.
- Inclusió d'una secció de control de signatures digitals de tots els responsables dins de la petició, així com en la documentació de compliment de la normativa legal.
- Implementació d'un sistema d'autorització alternatiu temporal si la signatura digital genera retards.
4. Automatització de l'assignació d'autoritzacions:
- Assignació automàtica de l'autoritzador corresponent informant el seu nom o el seu correu electrònic confrontat amb el directori actiu d'usuaris d'IGTP.
- Capacitat perquè un responsable de signatura pugui, dins del mateix flux de validacions, reassignar la petició de compra a una altra persona sempre que aquesta tingui el mateix rol per poder signar-la i autoritzar-la.
5. Flexibilitat en la modificació de comandes:
- Implementació de la funcionalitat d'afegir comentaris i adjuntar documents a la sol·licitud per part dels responsables de signar l'autorització.
- Donar visibilitat dels diferents canvis d'estat de la petició a tots els involucrats en el procés d'aprovació.
6. Notificacions i seguiment:
- Enviament de correus electrònics automàtics a cada responsable per notificar-los sobre les sol·licituds pendents.
- Enviament de recordatoris si un responsable no actua sobre la petició en 24 hores.
- Requeriment de justificació en cas de rebuig i amb notificació al sol·licitant.
- Possibilitat de consulta, per part del sol·licitant, sobre l'estat de la seva sol·licitud en qualsevol moment a través d'un panell de control senzill.
- Un cop aprovada la sol·licitud, enviament de notificació al sol·licitant amb un enllaç directe a la petició amb totes les evidències d'autorització i signatura.
