Más productividad con Digital Workplace
Autenticación simplificada con SSO
Identificación de rol empresarial
Sencillez, descentralización y control editorial
Integración con 7 sistemas externos
B:IN, la nueva era de la intranet de B:SM: eficiencia y colaboración en un espacio digital todo-en-uno.
Infinitum Digital ha concebido y desarrollado B:IN, la solución definitiva para las necesidades y retos de la intranet de B:SM, un nuevo espacio digital de trabajo y comunicación que integra todas las herramientas y aplicaciones en una única plataforma ágil y sencilla de usar. B:IN va más allá del antiguo portal del empleado, unificando múltiples funcionalidades en un entorno intuitivo, atractivo y dinámico. Su innovadora organización de contenidos está diseñada para adaptarse a las necesidades individuales, colectivas y por roles, transformando la manera en que B:SM trabaja y se comunica, e impulsando la eficiencia y la colaboración.
El cliente
B:SM (Barcelona de Serveis Municipals) una empresa pública del Ayuntamiento de Barcelona que se encarga de la gestión de diversos servicios e infraestructuras en la ciudad. Con 1.800 empleados en 24 áreas de negocio, gestiona los siguientes servicios municipales: parkings municipales, zonas de aparcamiento, grúa municipal,agentes cívicos, Bicing, estaciones de autobús, Anillo Olímpico, Fòrum, Parque Güell y Zoo. Su objetivo es mejorar la calidad de vida en Barcelona ofreciendo servicios eficientes y sostenibles que promuevan la movilidad, el bienestar ciudadano y el desarrollo urbano.
Los objetivos
El encargo de B:SM fue integrar en un nuevo espacio digital de trabajo y comunicación todas las herramientas y aplicativos que necesitan los trabajadores de la organización. Una solución que unifique todas las herramientas en una sola aplicación, asegurando escalabilidad, movilidad y acceso multidispositivo, con los siguientes objetivos específicos:
· Nueva organización de contenidos para ofrecer una vista integral del espacio de trabajo, con un diseño atractivo, navegación rápida, integración de medias y enlaces relevantes.
· Acceso simplificado sin usuario ni contraseña y acceso sencillo a recursos y PDFs
· Gestión de contenidos eficiente y sencilla, con diferentes accesos y permisos según roles específicos (administradores, editores, etc.) y workflows de aprobación.
· Personalización de la información por divisiones, mostrando noticias específicas y generales.
· Integración con aplicaciones clave para la organización, como Meta4 y Moodle, permitiendo la gestión de perfiles y managers.
· Implementación de funcionalidades específicas como agendas, calendario unificado y alertas
· Analítica web avanzada para un control más eficaz del entorno digital.
El proyecto
Consultoría de experiencia de usuario y estrategia tecnológica avanzada
El objetivo del proyecto es dotar a B:SM de un sistema eficaz para que los empleados puedan acceder de forma sencilla y efectiva tanto a la información corporativa y personal como a sus herramientas corporativas y que puedan compartir contenidos, documentación y experiencias.
Esto supone superar la idea de una intranet clásica y enfocarse a un sistema integral que elimine los factores de disrupción en el lugar de trabajo centrándose en conceptos como: Cloud, Movilidad, BYOD (acceso desde el dispositivo del usuario), ecosistema de trabajo (superando el tradicional puesto de trabajo), múltiples puntos de contacto y Now economy (sistema basado en las necesidades definidas por el propio usuario).
Con estas premisas se define un sistema que ha de abordar tres elementos:
- CMS (Gestor dinámico de contenidos) para una publicación y actualización de contenidos descentralizada y sencilla.
- Digital Workplace: para facilitar a los usuarios un espacio digital donde sea fácil trabajar en equipo, dar feedback y colaborar gestionando información no estructurada.
- Bussines APPS: para dar acceso y permitir la supervisión de las herramientas específicas de negocio que permiten desarrollar el trabajo.
Para definir los requerimientos específicos de la intranet se llevaron a cabo sesiones en las que los usuarios de las distintas áreas y departamentos que expresaron sus necesidades y expectativas para que el sistema se enfocase a ellas.
La solución: definición de una intranet intuitiva y colaborativa con tecnología de vanguardia
La solución para la necesidades y requerimientos de B:SM es la creación de B:IN, un nuevo espacio digital de trabajo y comunicación donde se han integrado todas las herramientas y aplicativos de trabajo en una sola herramienta, ágil y sencilla. Esta plataforma unifica todas las funcionalidades del antiguo portal del empleado y muchos otras en un entorno intuitivo, atractivo y dinámico, con una nueva organización de contenidos, basada en las necesidades individuales, colectivas y por roles, que se divide en cuatro grandes áreas: Corporativa, Nuestras cosas, Mis cosas y Rincón del Manager.
Esta plataforma se ha desarrollado implementando técnicas y herramientas que dan respuesta a los requerimientos específicos:
Autentificación corporativa
Un nuevo sistema Single Sign On sin usuario y contraseñas para acceder a la intranet. Tan solo accediendo al ordenador, el sistema te reconoce y te loguea directamente a la intranet B:IN.
Profiling corporativo
El lugar de trabajo se personaliza obteniendo los datos del perfil de Meta4, por lo que el sistema identifica la división (o divisiones) a las que pertenece el miembro de B:SM, su rol empresarial, sus datos de RRHH y si rol dentro de la intranet (administrador, editor, usuario).
Integraciones:
- RRHH: Meta4 es la aplicación de RRHH para gestionar las necesidades de los empleados y las nóminas. En la sección Mis cosas, los empleados pueden realizar gestiones a través de este apartado (pedir vacaciones, ver nóminas, etc.). En la sección El Rincón del Manager los responsables pueden validar y supervisar las demandas de los usuarios: vacaciones, formación, evaluaciones y petición de nuevas vacantes.
- Ofice 365 (Digital Workplace): integración de aplicaciones de trabajo compartido como Outlook, Teams o Yammer con notificaciones en tiempo real.
- Moodle: sistema de formación Campus B:SM con notificaciones y calendarios.
- Calendario: Todas las agendas (Outlook, Campus B:SM y Visual Plan) unificadas en un único calendario.
- Alertas: el sistema permite la creación de alertas para informar en tiempo real de las incidencias o informaciones urgentes y relevantes de la actividad de B:SM.
Flexibilidad y control editorial:
- Personalización de la información: se han personalizado los contenidos por Unidades de negocio, distinguiendo cada perfil según la división a la que pertenece y creando landings de negocio a través del Page Builder para personalizar su propio espacio en la intranet.
- Full multimedia: diferentes plantillas y formatos de maquetación de la B:IN para que los editores y administradores puedan publicar páginas más atractivas y con recursos visuales para categorizar la información y destacar la más relevante.
- Descentralización de la publicación: diversos roles con diversos permisos de publicación: Administradores globales (2), Administradores de contenidos (4), Editores de negocio/división (30).
- Empoderamiento de editores y áreas: los editores pueden publicar noticias en sus landings de negocio y destacarlas en la home de B:SM
- Control editorial: flujos de trabajo de gestores y administradores y workflows de validaciones de noticias destacadas.
Analítica web
Se ha integrado Google Analytics, con una configuración personalizada en función de las necesidades de las diferentes divisiones, con el objetivo de recoger los indicadores más relevantes para la compañía.
Alta disponibilidad
A través de una topología clusterizada se ofrece una alta disponibilidad de acceso a pesar de la gran cantidad de usuarios conectados.
