El empleado en el centro
Acceso centralizado y personalizado
Experiencia de usuario optimizada
Edición descentralizada
Integración con diferentes herramientas y aplicaciones, como ERP, CRM, Office 365 y autenticación segura
Infinitum Digital evoluciona la Intranet de Grup Mutuam: acceso universal y personalizado, y gestión eficiente y colaborativa
Infinitum Digital ha diseñado e implementado la estrategia digital para optimizar la intranet de Grup Mutuam. Esta estrategia tiene como objetivos principales permitir el registro y acceso de todos los empleados desde cualquier dispositivo, con información y perfiles personalizados. Además, busca destacar las noticias corporativas y clasificar la información según colectivos, integrar herramientas esenciales para la gestión documental, la actividad del empleado y los espacios de reunión. Su diseño moderno y adaptable facilita una organización intuitiva y una gestión descentralizada, para simplificar la edición de contenidos.
El cliente
El Grup Mutuam es una organización sin ánimo de lucro que opera en el ámbito de la atención sanitaria y social en Cataluña, España. Su objetivo principal es ofrecer servicios de salud, atención geriátrica y apoyo social a personas mayores, personas dependientes y personas con enfermedades crónicas. La organización gestiona una variedad de centros y servicios, incluyendo residencias para personas mayores, centros de día, atención domiciliaria, hospitales sociosanitarios y programas de atención primaria y especializada.
Mutuam también trabaja en la gestión de seguros de salud para colectivos y personas mayores, y colabora con instituciones públicas y privadas para proporcionar una atención integral que promueva la calidad de vida de sus usuarios. Además, está comprometido con la innovación en el sector sociosanitario y con la formación continua de sus profesionales.
Los objetivos
Para dinamizar y hacer realmente eficaz su intranet, Grup Mutuam encargó a Infinitum Digital la definición y desarrollo de una estrategia digital con la finalidad de ofrecer servicios integrados a sus más de 1.300 empleados de toda Cataluña que cumplan los siguientes objetivos:
· Registrar y dar acceso a todos los empleados desde cualquier dispositivo, permitiendo obtener su perfil y personalizando la información para cada empleado.
· Potenciar las noticias corporativas, categorizando la información para cada colectivo.
· Integrar herramientas clave para la gestión documental, de la actividad del empleado, y de los espacios de reunión y del material.
· Implementar un diseño moderno, adaptable a cualquier dispositivo, con una organización intuitiva de los contenidos.
· Descentralizar la gestión editorial, para facilitar la contribución de contenidos.
El proyecto
Nueva intranet del Grup Mutuam: soluciones colaborativas para un trabajo en equipo eficaz
Concepto y definición de la nueva intranet
Infinitum Digital ha analizado las necesidades de comunicación y los problemas detectados en la arquitectura de la intranet y ha llevado a cabo un proceso de conceptualización que prioriza los elementos de los prototipos y los elementos de navegación (tipo, contenido al cual se accede en cada caso, etc.)
La nueva arquitectura de la información organiza los contenidos para potenciar la estrategia de comunicación, segmentando el acceso a la información y estableciendo relaciones jerárquicas. Se crean taxonomías claras que facilitan la navegación a través de un proceso participativo de Card Sorting y se implementan rutas alternativas para una navegación transversal. Además, se prevé el crecimiento futuro y se diseña desde el inicio para todos los dispositivos, como móvil, desktop y tablet.
Se realizan sesiones de prototipado basadas en la estrategia de comunicación y la arquitectura de la información, utilizando el enfoque Responsive Web Design. Se evalúa el resultado a través de wireframes que se testean con stakeholders o usuarios externos para validar la solución final.
Se genera un documento técnico funcional donde se recoge toda la información del legacy de la intranet, las vías de migración y las funcionalidades necesarias a implementar o recuperar en el nuevo proyecto.
Acceso centralizado a la plataforma
El sistema debe permitir el registro y acceso a todos los empleados a través de una integración centralizada. Para ello, la intranet será accesible desde cualquier dispositivo, adaptándose a las diferentes formas de conexión de cada usuario. Al acceder, los empleados encontrarán información personalizada relevante para cada uno. Además, a través de una integración SSO, se obtienen los perfiles de los miembros de la organización.
Información relevante y categorizada
Para mejorar la información interna, se potencian las noticias corporativas y de diversas áreas del Grup Mutuam, con información categorizada según áreas de interés para cada colectivo. Esto permite ofrecer contenido más relevante y específico. Además, se incluyen videos y materiales interactivos para hacer una presentación más atractiva.
Edición descentralizada y experiencia de usuario optimizada
Para facilitar una edición rápida y sencilla, la gestión de contenidos de la Intranet se realiza de manera descentralizada. Se organiza la información según las necesidades de los usuarios para mejorar la navegación intuitiva. Además, se diseña una experiencia de usuario mejorada con un diseño moderno y adaptable a todos los dispositivos, lo que aumenta el uso de la herramienta.
Las herramientas que el empleado necesita, siempre a mano
La intranet proporciona acceso a herramientas y aplicaciones que el empleado usa diariamente. Está integrada con la gestión documental, el portal del empleado, el Campus Mutuam, los calendarios y la reserva de salas. También se implementa un sistema de notificaciones para enviar información relevante a los miembros según su perfil.
La solución: una plataforma flexible y fácilmente integrable
A partir de la estrategia digital propuesta por Infinitum Digital, Grup Mutuam ha adoptado la solución Ibexa DXP para crear la plataforma en la que se basa su nueva intranet. Además, el proyecto se desarrolla en tres fases que incorporan progresivamente las distintas funcionalidades avanzadas de la intranet:
Fase 1
Creación, acceso a la plataforma y funcionalidades avanzadas:
- Sistema de autenticación Single Sign On
- Acceso a más del 60% de los empleados a través de la doble validación con la BBDD del Portal del empleado.
- Sistema de notificaciones.
- Integración con Therefore
- Personalización de la información en la home, vinculada con el Active Directory.
- Migración del contenido del CMS.
- Integración de la reserva de salas.
- Creación de directorio de personas con Labor / AD.
- Implementación de la nueva arquitectura de la información.
- Formularios a través de Microsoft 365 Form.
- Enlaces a las aplicaciones externas.
- Gestión de protocolos y manuales de procedimientos clínicos.
Fase 2
Integraciones:
- Acceso al Portal del empleado vía integración con Single Sign On (ADFS via SAML).
- Integración con API Exchange: Calendario (Outlook) y calendario de Valija.
- Integración con los grupos y proyectos a través de la unidad C.
Fase 3
Integraciones:
- Integración con la gestión documental, a través de Sharepoint y la Unidad F.
- Integración con Moodle (Campus Mutuam) y sistema de notificaciones.
Analítica de uso
Se desarrolla e integra un dashboard de analítica con capa de datos personalizada que combina las métricas de interacción con la segmentación de empleados del ERP.
